Fecha de aprobación: 14 de septiembre 2026

Responsable: ORG Auditores Independientes, S.A.

1. OBJETIVO

La presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales tiene como objetivo establecer los principios, criterios y procedimientos aplicables al tratamiento de los datos personales que ORG Auditores Independientes, S.A. (en adelante, “ORG” o “la Firma”) recopila, utiliza, almacena, conserva, consulta, modifica, comunica y, cuando corresponda, elimina en el desarrollo de sus actividades profesionales y administrativas.

ORG reconoce la importancia de proteger la privacidad y los datos personales de sus clientes, colaboradores, proveedores, representantes, contactos comerciales y demás personas cuyos datos sean tratados por la Firma.

Esta Política se adopta de conformidad con la normativa vigente de la República de Panamá en materia de protección de datos personales, particularmente la Ley 81 de 26 de marzo de 2019, sobre Protección de Datos Personales, su reglamentación mediante el Decreto Ejecutivo No. 285 de 28 de mayo de 2021, así como las disposiciones, criterios y lineamientos que resulten aplicables.

2. ALCANCE

La presente Política aplica a los datos personales tratados por ORG en el desarrollo de sus actividades, independientemente del medio utilizado para su recopilación o almacenamiento, incluyendo expedientes físicos y electrónicos, sistemas contables y administrativos, correos electrónicos corporativos, plataformas tecnológicas, formularios, contratos, documentación proporcionada por clientes, sitio web y redes profesionales o sociales administradas por ORG.

Esta Política comprende, entre otros, a clientes y potenciales clientes; representantes, accionistas, beneficiarios finales y personas de contacto de clientes; colaboradores y candidatos a empleo; proveedores y contratistas; socios comerciales; contactos profesionales; visitantes y usuarios de los canales digitales de ORG; y cualquier otra persona cuyos datos personales sean tratados legítimamente por la Firma.

3. MARCO NORMATIVO

El tratamiento de datos personales realizado por ORG se regirá, según corresponda, por:

• Ley 81 de 26 de marzo de 2019, sobre Protección de Datos Personales.

• Decreto Ejecutivo No. 285 de 28 de mayo de 2021, que reglamenta la Ley 81 de 2019.

• Disposiciones y criterios emitidos por la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI) en materia de protección de datos personales.

• Otras disposiciones legales y regulatorias aplicables a las actividades profesionales de ORG, incluyendo aquellas relacionadas con obligaciones contables, tributarias, laborales, comerciales, de prevención de delitos y demás obligaciones legales.

4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ORG tratará los datos personales observando los principios establecidos en la legislación panameña, incluyendo:

• Principio de lealtad: tratamiento lícito, transparente y conforme a las finalidades informadas.

• Principio de finalidad: recopilación para fines determinados, explícitos y legítimos.

• Principio de proporcionalidad: tratamiento de datos adecuados, relevantes y necesarios.

• Principio de veracidad y exactitud: datos exactos, completos y actualizados cuando sea necesario.

• Principio de seguridad: medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables.

• Principio de transparencia: información clara y accesible sobre el tratamiento.

• Principio de confidencialidad: deber de reserva para quienes tengan acceso a datos personales.

5. DATOS PERSONALES QUE PUEDE RECOPILAR ORG

Dependiendo de la naturaleza de la relación y del servicio contratado, ORG podrá tratar datos de identificación; datos de contacto; información profesional y laboral; información financiera, contable y tributaria; información contractual y comercial; información laboral de colaboradores; y datos contenidos en documentación proporcionada por clientes.

En la prestación de servicios de auditoría, contabilidad, asesoría tributaria y legal, ORG podrá tener acceso a datos personales contenidos en documentos, registros, sistemas y archivos proporcionados por sus clientes. En estos casos, ORG tratará dichos datos exclusivamente en el marco de los servicios contratados y conforme a las instrucciones, obligaciones legales y responsabilidades que correspondan.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

ORG podrá tratar datos personales para: prestación de servicios de auditoría, contabilidad, asesoría tributaria y legal; gestión contractual con clientes y proveedores; preparación y presentación de documentos, declaraciones, informes y trámites ante autoridades; cumplimiento de obligaciones legales, regulatorias, fiscales, laborales y profesionales; facturación y cobro; gestión de proveedores y colaboradores; atención de consultas; comunicación profesional; gestión de expedientes; seguridad de la información; prevención de accesos no autorizados; gestión de riesgos y controles internos; y otras finalidades directamente relacionadas con los servicios contratados o las actividades legítimas de ORG.

ORG no utilizará los datos personales para finalidades incompatibles con aquellas para las cuales fueron recopilados.

7. FUNDAMENTO PARA EL TRATAMIENTO

El tratamiento de datos personales podrá realizarse, según corresponda, con base en:

• El consentimiento otorgado por el titular.

• La atención de una solicitud realizada directamente por el titular.

• La ejecución o cumplimiento de una relación contractual o comercial.

• El cumplimiento de obligaciones legales o regulatorias aplicables a ORG Auditores.

• Un interés legítimo permitido por la legislación aplicable, siempre que no prevalezcan los derechos y libertades del titular.

En el caso del boletín informativo y otras comunicaciones promocionales, la información será utilizada para dicha finalidad cuando la persona haya solicitado o autorizado su recepción.

8. SITIO WEB Y CANALES DIGITALES

Cuando ORG recopile datos personales a través de su sitio web, formularios electrónicos, redes sociales u otros canales digitales, informará al titular sobre la finalidad y condiciones del tratamiento de sus datos. Asimismo, solicitará la confirmación de que ha leído y comprendido el Aviso de Privacidad y, cuando corresponda, obtendrá su consentimiento libre, previo, informado y expreso para el tratamiento de sus datos personales.

Cuando una persona utiliza los formularios disponibles en https://orgauditores.com.pa, los datos suministrados se utilizan para recibir, atender y dar seguimiento a la consulta o solicitud correspondiente.

Actualmente, la información recibida mediante estos formularios se almacena utilizando la infraestructura tecnológica proporcionada por Hostinger.

El usuario debe evitar incluir información sensible o información personal de terceros que no sea necesaria para atender su solicitud.

9. BOLETINES Y COMUNICACIONES

Cuando una persona se suscribe voluntariamente al boletín de ORG, sus datos de contacto podrán ser procesados utilizando EnvialoSimple, plataforma empleada para gestionar y enviar dichas comunicaciones.

La persona podrá dejar de recibir estas comunicaciones mediante los mecanismos de cancelación de suscripción disponibles o solicitando directamente la eliminación de sus datos a: info@orgauditores.com.pa

La cancelación de una suscripción no afectará otros tratamientos que ORG deba mantener por obligaciones contractuales o legales, cuando corresponda.

10. ANALÍTICA WEB Y COOKIES

ORG, utiliza herramientas de analítica web con el objetivo de conocer de manera general el uso y rendimiento de su sitio web.

Entre estas herramientas se encuentra Matomo, configurado para operar sin cookies de seguimiento. Esta información se utiliza para obtener métricas estadísticas, como visitas, páginas consultadas, fuentes generales de tráfico y características técnicas de navegación.

ORG, no utiliza esta analítica para publicidad comportamental ni para realizar perfiles comerciales de los visitantes del sitio.

La configuración actual de analítica del sitio no utiliza cookies de seguimiento para identificar de forma persistente a los visitantes.

Si en el futuro se incorporan tecnologías que requieran cookies no esenciales o mecanismos adicionales de consentimiento, esta política y los avisos correspondientes serán actualizados según sea necesario.

11. PROVEEDORES TECNOLÓGICOS Y TERCEROS

ORG, podrá utilizar proveedores tecnológicos únicamente en la medida necesaria para operar sus servicios y cumplir las finalidades descritas en esta política.

Entre los proveedores actualmente relacionados con las actividades del sitio web se encuentran:

• Hostinger, para alojamiento del sitio web, almacenamiento relacionado con formularios y servicios técnicos asociados.

• EnvialoSimple, para la gestión y envío de boletines y comunicaciones solicitadas.

• Matomo, para la medición y análisis estadístico del uso del sitio web.

El uso de estos proveedores no implica la venta o comercialización de bases de datos personales.

ORG Auditores procurará que los proveedores que tengan acceso o procesen datos personales lo hagan únicamente para las finalidades correspondientes y bajo medidas razonables de confidencialidad y seguridad.

Algunos proveedores tecnológicos pueden operar infraestructura ubicada fuera de la República de Panamá. Cuando corresponda un tratamiento o transferencia internacional de datos personales, se procurará que se realice conforme a los requisitos y niveles de protección exigidos por la legislación aplicable.

12. INFORMACIÓN A LOS TITULARES

Cuando ORG recopile directamente datos personales de una persona, procurará informarle, según corresponda, sobre la identidad del responsable, los datos que serán recopilados, la finalidad y base legal del tratamiento, la forma de utilización, los derechos del titular, los mecanismos para ejercerlos y la existencia de transferencias o comunicaciones cuando resulte aplicable.

Esta información podrá proporcionarse mediante contratos, formularios, avisos de privacidad, comunicaciones electrónicas, esta Política u otros mecanismos adecuados.

13. CONFIDENCIALIDAD

ORG reconoce que, debido a la naturaleza de sus servicios profesionales, puede tener acceso a información confidencial de sus clientes y terceros. La información personal y demás información confidencial será tratada únicamente por las personas que requieran acceso para el desempeño de sus funciones.

Los colaboradores, socios, profesionales, contratistas y terceros que tengan acceso a información personal deberán observar las obligaciones de confidencialidad correspondientes.

14. MEDIDAS DE SEGURIDAD

ORG implementará medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables y apropiadas para proteger los datos personales bajo su responsabilidad. Entre estas medidas podrán incluirse controles de acceso a sistemas y expedientes, credenciales individuales, restricción de acceso según funciones y necesidad de conocer, protección de equipos y sistemas, copias de respaldo cuando corresponda, protección de documentos físicos, gestión de permisos, controles sobre el envío y recepción de información, capacitación del personal y procedimientos para gestionar incidentes de seguridad.

Las medidas podrán actualizarse de acuerdo con los riesgos, cambios tecnológicos y necesidades de la Firma.

15. ACCESO A LA INFORMACIÓN POR PARTE DE COLABORADORES

El acceso a datos personales dentro de ORG se realizará bajo el principio de necesidad de conocer. Los colaboradores solamente deberán acceder a la información necesaria para cumplir con las funciones asignadas.

Queda prohibido utilizar, copiar, divulgar o transferir información personal para fines distintos de aquellos autorizados por ORG o exigidos por la normativa aplicable.

16. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

ORG conservará los datos personales durante el período que resulte necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recopilados, las obligaciones contractuales y las obligaciones legales aplicables.

La conservación podrá extenderse cuando resulte necesaria para cumplir obligaciones legales o regulatorias, atender requerimientos de autoridades, mantener evidencia de servicios profesionales, resolver controversias o reclamaciones, ejercer o defender derechos o cumplir obligaciones de conservación documental.

Una vez finalizado el período aplicable, ORG procurará eliminar, anonimizar o disponer de los datos de forma segura, según corresponda.

17. TERCEROS Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

ORG podrá contratar proveedores o utilizar servicios de terceros que, en determinadas circunstancias, tengan acceso a información personal necesaria para prestar servicios tecnológicos, administrativos, profesionales o de otra naturaleza.

Cuando corresponda, ORG procurará establecer contractualmente las obligaciones de confidencialidad, seguridad y tratamiento de datos necesarias. Los terceros que tengan acceso a datos personales deberán utilizar dicha información únicamente para las finalidades autorizadas y de conformidad con las obligaciones aplicables.

18. TRANSFERENCIA Y COMUNICACIÓN DE DATOS

ORG podrá comunicar o transferir datos personales cuando sea necesario para cumplir obligaciones legales, atender requerimientos de autoridades competentes, ejecutar servicios contratados, cumplir obligaciones contractuales, utilizar proveedores o encargados de tratamiento, proteger derechos o intereses legítimos o cumplir otras finalidades permitidas por la legislación aplicable.

Cuando una transferencia o comunicación esté sujeta a requisitos legales específicos, ORG procurará cumplir con dichos requisitos antes de realizarla.

19. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con la normativa panameña aplicable, los titulares podrán ejercer los derechos reconocidos por la Ley 81 de 2019 y su reglamentación, incluyendo, según corresponda, los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

El ejercicio de estos derechos estará sujeto a las condiciones, excepciones y procedimientos establecidos por la legislación aplicable.

20. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS

Los titulares podrán presentar sus solicitudes relacionadas con sus datos personales mediante los canales de contacto establecidos por ORG.

La solicitud deberá contener información suficiente para identificar al titular y permitir a ORG determinar razonablemente la información o tratamiento al que se refiere. ORG podrá solicitar información adicional cuando sea necesaria para verificar la identidad del solicitante o procesar adecuadamente la solicitud.

Las solicitudes serán atendidas dentro de los plazos y bajo las condiciones establecidos por la legislación aplicable.

Canal de contacto para protección de datos:

Responsable: ORG Auditores Independientes, S.A.

Correo electrónico: info@orgauditores.com.pa

Dirección física: Avenida Balboa, P.H. Bayfront Tower, Piso 1, Ciudad de Panamá, Panamá.

21. INCIDENTES DE SEGURIDAD

ORG contará con mecanismos internos para identificar, evaluar y gestionar incidentes que puedan comprometer la seguridad de los datos personales.

Cuando corresponda, ORG adoptará las medidas necesarias para contener, investigar y corregir el incidente y realizará las comunicaciones a los titulares o autoridades competentes que sean exigidas por la legislación aplicable.

Los colaboradores deberán informar oportunamente cualquier pérdida, acceso, divulgación, modificación o uso no autorizado de información personal del que tengan conocimiento.

22. DATOS PERSONALES RECIBIDOS DE CLIENTES

En la prestación de servicios profesionales, ORG podrá recibir información personal de sus clientes contenida en documentos contables, financieros, tributarios, laborales, legales, administrativos y comerciales.

Cuando ORG trate dichos datos por cuenta de un cliente, la Firma observará las instrucciones y responsabilidades que correspondan conforme al contrato celebrado y a la legislación aplicable.

El cliente deberá procurar que la información personal proporcionada a ORG haya sido obtenida y suministrada de manera legítima y conforme a las obligaciones que le sean aplicables.

23. CORREO ELECTRÓNICO Y MEDIOS DIGITALES

ORG podrá utilizar correo electrónico, plataformas digitales y otros medios tecnológicos para recibir, almacenar y transmitir información relacionada con la prestación de sus servicios.

Los colaboradores deberán utilizar los canales y herramientas autorizados por ORG y adoptar las medidas necesarias para evitar el acceso o divulgación no autorizada de información personal.

24. RESPONSABILIDADES DE LOS COLABORADORES

Todo colaborador de ORG que tenga acceso a datos personales deberá:

• Utilizar la información únicamente para fines autorizados.

• Mantener la confidencialidad de la información.

• Evitar compartir credenciales de acceso.

• Proteger documentos físicos y electrónicos.

• Reportar incidentes o sospechas de acceso no autorizado.

• Cumplir las políticas y procedimientos internos de seguridad.

• No copiar, descargar, transferir o almacenar información personal en medios no autorizados.

• Devolver o eliminar la información cuando corresponda, de acuerdo con las instrucciones y procedimientos internos.

25. CAPACITACIÓN Y CONCIENCIACIÓN

ORG procurará proporcionar a sus colaboradores información y capacitación relacionada con protección de datos personales, confidencialidad, seguridad de la información, uso adecuado de sistemas y dispositivos, prevención de incidentes y procedimientos para el tratamiento de información personal.

26. ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

ORG podrá modificar o actualizar esta Política cuando resulte necesario para reflejar cambios en la legislación, nuevos criterios de las autoridades, cambios en los servicios o procesos de la Firma, cambios tecnológicos, nuevos riesgos o mejoras en los controles internos.

La versión vigente será la aprobada y publicada por ORG.

27. ACEPTACIÓN Y CUMPLIMIENTO

Los colaboradores y demás personas sujetas a esta Política deberán conocer y cumplir las disposiciones que les resulten aplicables.

La presente Política forma parte del marco interno de ORG para la protección de la información y deberá interpretarse conjuntamente con los contratos, procedimientos, políticas de seguridad de la información y demás documentos internos que correspondan.

28. VIGENCIA

La presente Política entrará en vigor a partir de la fecha de su aprobación y permanecerá vigente hasta que sea modificada o sustituida por una nueva versión.

29. DATOS DE CONTACTO

Responsable: ORG Auditores Independientes, S.A.

Dirección: Avenida Balboa, P.H. Bayfront Tower, Piso 1, Ciudad de Panamá, Panamá.

Teléfono: 392-3850

Sitio web: https://orgauditores.com.pa/

Canal para solicitudes relacionadas con protección de datos personales: info@orgauditores.com.pa

30. APROBACIÓN

Aprobado por: ORG Auditores Independientes, S.A.

Política de Privacidad y Protección de Datos Personales